מערכת התשלומים של אקו סיטי

מערכת כספים ותשלומים עם AI לחברת נדל״ן יזמית

Airtable
אפליקציה בעברית
AI
חשבשבת

המערכת כולה שייכת לאקו סיטי יזמות. הנתונים והחשבונות רשומים על שם הלקוח, כמו בכל מערכת שאני בונה.

עובדים משתמשים במערכת: 40+
הוראות תשלום עברו בה: אלפי
פרויקטים מנוהלים: 100+

סדרי גודל, מתוך המערכת. בצילומים: שמות פרויקטים, ספקים, אנשים וסכומים מטושטשים.

האתגר

הוראות תשלום, אישורים וחשבוניות נוהלו באקסל ובמיילים, והייצוא לחשבשבת נעשה ידנית. לא הייתה תמונה אחת של מה מחכה לתשלום, אצל מי הוא תקוע ולמה.

מה בנינו

תרשים זרימה חי: כמה הוראות בסבב אישורים, כמה אצל המפקח הבנקאי, כמה מוכנות לתשלום ובאיזה אמצעי, ומה שולם וממתין לחשבונית. כל קופסה פותחת את הרשימה שמאחוריה.
כל הוראה עם השלב, הפרויקט, הספק וסבב המאשרים שלה, וסינון בלחיצה לפי מצב: בסבב, אצל המפקח, לתשלום, שולמו.
מעלים הצעת מחיר או חוזה, וה-AI מזהה ספק, פרויקט וסוג מדד. כשחלק מהמסמך לא קריא, או שאין בו סעיף הצמדה, הוא אומר את זה במפורש ומבקש לבדוק מול המסמך.
כל המסמכים לפי ספק ופרויקט, עם מדד הבסיס, הקטגוריה וההוראות שנוצרו מהם, כדי שכל תשלום יחושב לפי ההצמדה הנכונה.
תשובות ספקים לתיבת התשלומים נקראות ומסוכמות, מקושרות לספק ולהוראה, ואפשר לענות, לצרף חשבונית או לסמן כטופל מאותו מסך.
סך ההוראות, מה מחכה לאישור, אמצעי התשלום, ופילוח לפי פרויקט ולפי ספק, עם סינון לפי תאריך.
תזכורות יומיות למאשרים, הוראות קבע ושכירות שנוצרות כל חודש, דוח הנהלה שבועי, דוח חשבוניות חסרות וגיבוי לילי. כל אחת עם תזמון, בדיקה ויומן ריצות.
מי שמקים הוראות רואה את שלו ואת מה שמחכה לאישורו, הנהלת החשבונות רואה את התשלומים, וכל אחד מגיע לפעולה שלו בלחיצה.